الوحدات والشعب الادارية

الشعب والوحدات الادارية :-

الشعب والوحدات المرتبطة بالسيد العميد

 وحدة مكتب العميد والقلم السري :-

الاهداف :-

 تنظيم وتنسيق الكتب وتنظيم مواعيد المقابلات وتامين الاتصالات الهاتفية الخاصة بالسيد العميد

الاختصاصات :-

تاشير الصحف اليومية وتقديمها الى السيد العميد

• استلام الكتب والمراسلات الواردة الى السيد العميد وتهيئة الاوليات الخاصة بها تمهيدا لتنظيم عرضها عليه لابداء التوجيه .

• تحرير الكتب والاجابات التي يوجه السيد العميد بصددها والاشراف على طباعتها وتوقيعها وتصديرها .

• استلام البريد السري واتخاذ مايلزم بصدد الصادر السري وارساله الى الجهات ذات العلاقة .

2. وحدة أمانة المجلس:-

• الاهداف :-

• تنظيم شؤون جلسات مجلس المعهد .

• تنفيذ ومتابعة قرارات مجلس الجامعة التي ترد الى المعهد .

• الاختصاصات :-

• وضع جداول اعمال جلسات مجلس المعهد في ضوء القضايا التي تحال من قبل السيد العميد وتبليغ السادة اعضاء المجلس بذلك استعدادا للجلسات المعنية .

• اعداد محاضر جلسات مجلس المعهد والاشراف على طبعها وجعلها جاهزة للتوزيع الى الجهات المعنية .

• تنفيذ الفقرات التي تقع ضمن مسؤولية الامانة من محاضر جلسات مجلس المعهد ومتابعتها .

• استلام محاضر جلسات مجلس الجامعة ورفعها الى السيد العميد للاطلاع عليها تمهيدا لتنفيذ توجيهاته بشانها

• استلام محاضر مجالس الفروع العلمية وتنظيم مطالعات بصددها واجراء الاستفسارات اللازمة عنها تمهيدا لرفعها الى السيد العميد ومن ثم تبليغ الفروع بالمصادقة على تلك المحاضر .

3. الشعبة القانونية :-

• الاهداف :-

• تقديم الاستشارات القانونية في كل مايتعلق بالامور القانونية في المعهد .

• المتابعة والاشراف بصدد كل مايتعلق باملاك المعهد ( الابنية والاراضي ) .

• الاختصاصات :-

• استلام طلب الاستشارة القانونية من تشكيلات المعهد او من السيد العميد وتحرير الاجابة القانونية .

• التبليغ بالدعاوي باسم المعهد , وطلب مطالعة بصدد مايرد في استدعاء الدعوى التي تقام على المعهد من الجهة ذات العلاقة وتكليف احد الحقوقين من الشعبة القانونية باعداد لائحة جوابية تقدم الى مسؤول الشعبة تمهيدا لتقديمها الى المحكمة ذات العلاقة .

• الترافع في الدعاوي سواء كان المعهد مدعى او مدعي عليه .

• مراجعة دوائر التنفيذ لغرض تنفيذ قرارات الحكم لاستحصال ديون المعهد .

• استمرار ممثل المعهد ( الموظف القانوني ) باعداد اللوائح كلما تطلب ذلك سير المرافعات ولحين صدور قرار الحكم .

• استئناف وتمييز قرار الحكم اذا لم يكن لصالح المعهد من قبل نفس ممثل المعهد بالتنسيق مع قسم الشؤون القانونية في رئاسة الجامعة .

• اتخاذ ممثل المعهد مايلزم بصدد تنفيذ قرار الحكم النهائي ويقوم بنفس الوقت عن طريق قسم الشؤون القانونية باشعار قسم الشؤون المالية لاتخاذ مايلزم بصدد الجوانب المالية.

• تسمية موظف حقوقي لتمثيل المعهد في مراجعة دائرة التنفيذ لغرض فتح اضبارة تنفيذية والطلب من الدائرة المذكورة اتخاذ الاجراءات التنفيذية الاصولية لغرض استحصال ديون المعهد في حالة الامتناع عن دفعها ويقوم بنفس الوقت عن طريق قسم الشؤون القانونية باشعار قسم المالية لاجراء التسوية القيدية الاصولية .

• الاحتفاظ بنسخ من عقود ايجار منشات المعهد .

• تزويد تشكيلات المعهد بالقرارات والقوانين ذات العلاقة باعمالهم وحسب طلباتهم لاعتمادها في تنفيذ مهامهم الوظيفية .

• المشاركة في اللجان التحقيقية المختلفة واللجان الاخرى التي يتطلب فيها حضور الراي القانوني .

• رفع توصيات لجان التحقيق الى السيد العميد للمصادقة ومن ثم الى الجهات ذات العلاقة او غلق القضية .

4. الشعبة المالية:-

• الاهداف :-

• تخطيط وتنظيم وتنسيق جميع الامور المالية والمحاسبية في المعهد والقيام بانفاق المبالغ المصادق عليها حسب اوجه الصرف المخصصة وفقا للتعليمات الحسابية النافذة .

• تمشية امور الصرف والتسديد طبقا للقواعد والتعليمات الرسمية النافذة وبما يضمن انسيابية عمل المعهد في اداء مهامه ونشاطاته.

• تامين خزن المواد طبقا للتعليمات الفنية والرسمية المعتمدة ولحين الطلب .

• تصفية السلف المتبقية بذمة طلبة الدراسات العليا .

• مراقبة وتدقيق الصرف والامور الحسابية ومراقبة تنفيذ الموازنة .

• الاختصاصات :-

• اعداد الموازنات الجارية والاستثمارية ورفعها للجهات العليا للمصادقة عليها .

• اعداد الموازنات التخمينية وتوزيع الموازنة بعد المصادقة عليها ومراقبة التخصيصات .

• اعداد ميزان المراجعة الموحد للمعهد .

• اعداد الحسابات الختامية للمعهد عند انتهاء السنة المالية .

• رفع تقارير دورية عن مستويات التنفيذ وتقييم كفاءات الاداء المالي وتشخيص الانحرافات ومعالجتها .

• المشاركة في مختلف لجان المعهد على الصعيدين الاكاديمي والاداري .

• صرف الرواتب واجور المحاضرات ومايتعلق بها وفقا للتعليمات الحسابية النافذة .

• تحويل الاستقطاعات الى الجهات الدائنة .

• شراء وتوزيع كافة الموجودات الثابتة والمواد المخزنية على تشكيلات المعهد .

• تجهيز تشكيلات المعهد بكافة احتياجاته للاثاث والقرطاسية والمواد الاخرى في حالة توفرها وفي حالة عدم تمكن الجهة الطالبة الحصول عليها مباشرة .

• انجاز الاعمال الخاصة بالجرد والشطب والتثمين والبيع للاثاث والكتب الخاصة بالمعهد .

5. شعبة المكتبة :-

• الاهداف : –

• تهدف المكتبات الجامعية الى خدمة برامج وسياسات التعليم العالي والبحث العلمي وتسهم بنهوض المجتمع علميا وثقافيا.

• الاختصاصات :-

• توفير مصادر المعلومات باشكالها وانواعها وموضوعاتها المختلفة وفق معايير ومواصفات معتمدة لهذا الغرض بما يؤمن سد احتياجات المستفيدين .

• تنظيم مصادر المعلومات تنظيما علميا وخزنها بما يكفل الوصول اليها بالسرعة والدقة والسهولة ويضمن سلامتها والمحافظة عليها.

• تقديم خدمات المكتبات والمعلومات للمستفيدين وفق الاساليب العلمية.

• تنشيط الافادة من مصادر وخدمات المكتبات والمعلومات التي تقدمها المكتبة من خلال التعريف بها، وتسهيل سبل الوصول اليها.

• تدريب وارشاد المستفيدين على كيفية استخدام المكتبة والافادة من مصادر وخدمات المعلومات فيها من خلال اعداد البرامج المناسبة للتدريب والارشاد.

• تقديم الاستشارات الفنية في مجال المكتبات والمعلومات الى من يحتاجها من الجهات والافراد.

• تنظيم الدورات التدريبية في ميدان المكتبات والمعلومات ضمن اطار برامج التعليم المستمر.

• التعاون والتنسيق مع المكتبات ومراكز المعلومات وغيرها من المؤسسات ذات العلاقة داخل العراق وخارجه بما يحقق المنافع المتبادلة في الاجراءات والخدمات المكتبية.

• تنظيم الندوات والمؤتمرات والحلقات الدراسية والمشاركة في مثل هذه النشاطات التي تنظمها جهات اخرى.

• اعداد الدراسات والبحوث في ميدان المكتبات والمعلومات واصدار النشرات والكشافات والمستخلصات والادلة وقوائم المؤلفات وغيرها من الاشكال التي تخدم المكتبة والمستفيدين.

• اقامة معارض الكتب العامة والمتخصصة والمشاركة في المعارض التي تقيمها جهات اخرى.

6. وحدة صندوق التعليم العالي :-

• الاهداف:-

• ينشأ في المعهد صندوق يسمى ( صندوق التعليم العالي ) يتمتع بالشخصية المعنوية والاستقلال الإداري والمالي .

• الاختصاصات : –

• للصندوق وحدة حسابية مستقلة وحساب خاص في احد المصارف الحكومية .

• يكون لصندوق التعليم العالي محاسب .

• يكون لمجلس ادارة الصندوق مقرر

• يتبع الصندوق النظام المحاسبي الموحد ويستخدم المجموعة المستندية الدفترية الخاصة بالنظام المذكور .

• تخضع حسابات الصندوق لرقابة وتدقيق ديوان الرقابة المالية .

• يجتمع مجلس أدارة الصندوق في المعهد مرة واحدة في الأقل كل شهر بدعوة من رئيسه ويكتمل النصاب بحضور أكثرية الأعضاء وتتخذ القرارات بأغلبية عدد الأعضاء الحاضرين وعند تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي صوت معه الرئيس .

1. يتولى مجلس أدارة الصندوق إصدار القرارات اللازمة للصرف من الصندوق وفقا لأحكام القوانين والقرارات وهذه التعليمات وتكون قراراته نهائية بعد مصادقة مجلس أدارة الصندوق في الجامعة

2. وحدة شؤون المواطنين :-

• الاهداف والاختصاصات:-

• تعريف المواطن بالصيغ القانونية المناسبة لحل المشكلة والسياقات الادارية

• متابعة الشكاوي المرسلة الى المعهد عن رئاسة الجامعة.

• ألمساهمة في عمل حكومة المواطن الالكترونية من خلال ادخال طلبات المواطنين في برنامج حكومة المواطن الالكترونية العائد الى الامانة العامة لمجلس الوزراء

8. وحدة الرقابة والتدقيق الداخلي :-

• الاهداف :-

• تدقيق التصرفات المالية للمعهد وفقا للقوانين والتعليمات النافذة.

• الاختصاصات :-

• استلام نسخ من الاوامر الادارية الصادرة عن المعهد لتدقيقها من الناحية المالية ومن ناحية انطباقها مع القوانين والتعليمات الرسمية المعتمدة وحفظها في حالة سلامتها من الاخطاء والمخالفات .

• في حالة وجود مخالفة ما تخبر الجهة المعنية لاتخاذ مايلزم واعادة المعاملة.

• الاجابة على الاستفسارات التي ترد من الجامعة والاجابة عليها ضمن اختصاصات التشكيل ومفاتحة الجهات المعنية في حالة عدم توفر الاجابة المطلوبة .

• تعميم التبليغات الرسمية المتعلقة بنشاط الوحدة التي ترد الى المعهد من مختلف الجهات المعنية الى تشكيلات المعهد للعمل بموجبها .

• استلام معاملات الصرف من شعبة الحسابات التابعة للمعهد قبل عملية الصرف وتدقيقها قبل تنظيم الصكوك وتثبيت الملاحظات لغرض تلافيها تمهيدا لعملية الصرف الفعلي .

• استلام مستندات القيود ( فيما يخص السلف وتعديلاتها الاخطاء الحسابية ) من شعبة حسابات المعهد لغرض التدقيق وبيان الملاحظات بصددها والموافقة بعد ذلك على اجراء التسوية بشانها .

• استلام وصولات الصرف من تشكيلات المعهد والخاصة بحسابات الخطة لغرض التدقيق وبيان الملاحظات واجراء التسويات بشانها .

• اجراء عمليات تدقيق ميدانية على حسابات المعهد بعد عمليات الصرف وبموجب اوامر ادارية وعن طريق لجان متخصصة تشكل لهذا الغرض وخلال سقف زمني محدد ورفع تقارير عنها الى السيد العميد لاتخاذ مايلزم .

• اجراء عمليات تدقيق ميدانية لحالات صرف منفذة وخاصة بموجب اوامر ادارية بهذا الصدد ورفع تقارير بصددها الى السيد العميد للاطلاع واتخاذ مايلزم .

9. وحدة ضمان الجودة والاداء الجامعي :-

• الاهداف :-

• اشاعة ثقافة مفهومي الجودة وتقويم الاداء في التعليم العالي ودورهما في خدمة الفرد والمجتمع .

• الاختصاصات :-

• العمل بموجب الملفات التقويمية الواردة من الجامعة ( الملف التقويمي للاداء الجامعي – ملف تقويم اداء القيادات الجامعية العليا – ملف تقويم اداء اعضاء الهيئة التدريسية – ملف تقويم اداء الموظفين – تقييم مخرجات التعليم العالي – اية ملفات تقويمية مستقبلية ) واية ملفات تقويمية مستقبلية  .

• متابعة تامين الحصول على المعلومات الدقيقة المتعلقة بنشاط الوحدة وتوحيدها .

• ارسال الملفات التقويمية المنجزة واعادتها الى الجامعة/ قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي وضمن الوقت المحدد .

• اشاعة ثقافة مفهومي الجودة وتقويم الاداء في التعليم العالي ودورهما في خدمة الفرد والمجتمع وكذلك السعي الى عقد الندوات والاجتماعات الدورية بهدف التوعية وتعزيز درجة الوعي للتعريف بثقافة تقويم الاداء وضمان الجودة وشرح اهميتها بهدف الوصول الى معايير الجودة العالمية وبالتنسيق مع قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي في مركز الجامعة .

• اجراء الدراسات التقويمية على بعض الجوانب التربوية والعلمية الملحة في المعهد وتقديم الحلول الناجعة لها الى السيد العميد واعلام الجامعة بالنتائج البحثية ونشاطات الوحدة ورفع المقترحات التطويرية التي تعزز من رصانة الملفات التقويمية كافة .

• ادامة وتحديث قاعدة البيانات الخاصة بكل ملف من الملفات التقويمية المذكورة في الفقرة (1) اعلاه والمعدة من قبل جهاز الاشراف والتقويم العلمي/قسم تقويم الاداء .

• اشراك الملاك الوظيفي في دورات نظرية وتطبيقية والمشاركة في الندوات والمؤتمرات المتعلقة بتقويم الاداء الجامعي .

10. وحدة ابن سينا للتعليم الالكتروني :-

• الاهداف:-

• نشر ثقافة التعليم الالكتروني في المعهد .

• التنسيق مع وحدات التعليم المستمر في اقامة دورات و ورش عمل لاعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونية .

• الاختصاصات :-

• تدريب ومساعدة التدريسين على استخدام المنصات التعليمية بما يمكنهم من انتاج وتحويل مقرراتهم الى مقررات الكترونية .

• خدمة تصوير المحاضرات .

11. . وحدة المتابعة:-

الاهداف:- 

الهدف الاساسي للوحدة هو تحقيق الامن والاستقرار والحماية للمؤسسة التعليمية وتأمين المتطلبات الخاصة بالعاملين في المؤسسة وكذلك تأمين التواصل والاتصال المستمر مع الجهات المختصة في الجامعة

• الاختصاصات

  • ضبط العمل مع المراجعين والزائرين بإشراف من الجامعة.

  • تأمين المراقبة في منشات المعهد اثناء الدوام دون المساس بحرمة الاكاديمية.

  • حماية المباني وتأمينها بعد انتهاء الدوام.

  • متابعة القيم التربوية للطلاب والطالبات وعدم التدخل الا بموافقة العمادة

  • العمل بنظام المراقبة الالكترونية.

  • السيطرة على المواد الداخلة الى المعهد والخارجة منه

12. مكتب التصاريح الامنية

• الاهداف والاختصاصات

• صدار الباجات والتخاويل للأشخاص (موظفين،مراجعين) والعجلات والموازد ومتابعتها

• الاشتراك في اللجان التي يتعلق عملها بالجانب الأمني والتدقيقية والتحقيقية

• الادارة والرقابة والاشراف على وحدة الدفاع المدني

• وضع الخطط اللازمة لمعالجة اي اخطار يتعرض لها المعهد

• احتواء أي خرق امني من شأنه أن يعرقل المسيرة العلمية

13. وحدة التعليم المستمر :-

• الاهداف والاختصاصات:-

• إعداد وتنظيم دورات تدريبية وتأهيلية وتطويرية في الاختصاصات المختلفة .

• تدريب أعضاء الهيئة التدريسية والموظفين على أساليب التدريس والإعمال الإدارية الحديثة

• استخدام الوسائل التعليمية والتقنيات التربوية .

• التنسيق مع شعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة لاعداد خطة التدريب السنوية لمنتسبيى المعهد

• تنفيذ برامج التدريب التي تتضمنها الخطة المعتمدة ورفعها إلى رئاسة الجامعة

14. وحدة الترقيات العلمية

• الأهداف والاهتصاصات

تُعد وحدة الترقيات العلمية إحدى المرافق الحيوية ومن الوحدات المهمة والفعالة في المعهد  التي تساهم بتطوير الجانب العلمي المتخصص من خلال البحوث التي تقدم سنوياً

         والمهام التي تقوم بها هذه الوحدة كثيرة وكبيرة ويتميز عملها بطابع السرية وعلاقتها بالتدريسي حصراً،

• متابعة ترقية التدريسيين في المعهد ممن إستوفوا شروط الترقية العلمية من مرتبة مدرس مساعد إلى المراتب العلمية وحسب التعليمات الواردة من لجنة الترقيات المركزية.

• استلام معاملات الترقية بعد أقرارها في اللجان العلمية في الفروع  حيث تقوم بتدقيقها وإرسال أبحاث الترقية إلى الخبراء داخل العراق وخارجه ومتابعة الأبحاث واستقبال ما يرد منها وتوثيق ذلك كله في سجلات رسمية.

• ترويج معاملات الترقية العلمية لأعضاء الهيئة التدريسية بعد إكمال متطلباتها وحسب الضوابط المعمول بها إلى لجنة الترقيات المركزية.

• عقد الاجتماعات الدورية والطارئة،

• متابعة الجوانب المالية المتعلقة باستحقاقات السادة الخبراء المالية (أجور التقويم) وإرسالها إليهم.

• تنظيم السجلات، وحفظ الأضابير، وتدوين المعلومات الخاصة بأصحاب الترقيات العلمية.

15. وحدة الاعلام والاتصال الحكومي:-

• الأهداف والاختصاصات :-

العمل على تغطية النشاطات والفعاليات في المعهد ( مؤتمرات ، ندوات ، حلقات نقاشية ، مهرجانات رياضية ، احتفالات ، مناسبات الخ ) وتسليط الضوء عليها ودفعها  إلى جميع وسائل الإعلام

• تقديم الخدمات المتعلقة باستعلامات بقبول الطلبة .

• تقديم الدعم الفني لتدريسي وطلبة الدراسات العليا في المعهد .

• إعداد نظام إدارة المعلومات عبر شبكة الانترنت .

• الأشراف الاعلامي على خطط التدريب وتأهيل العاملين في الحاسبات ورفع كفاءة الأداء .

• تنسيق وتسهيل مهام القنوات الفضائية ووسائل الإعلام الأخرى لانجاز تقاريرها الإعلامية .

• تنظيم المؤتمرات والاحتفالات في المعهد و انجاز الجوانب الإعلامية لتلك الاحتفالات من خلال وسائل الإعلام المقروءة والمسموعة المرئية .

• متابعة وسائل الإعلام وما ينشر فيها من أمور تتعلق بنشاطات المعهد والحضور الدائم مع وسائل الإعلام في مثل تلك النشاطات .

• توثيق أواصر التعاون بين منتسبي المعهد وضمان علاقات طيبة مع الجمهور ونشر الوعي بعمل المعهد وتجسيد منجزاتها بوسائل الأعلام المتاحة مع تامين استقبال الوفود والخبراء وتنظيم الزيارات التعريفية لهم .

16. وحدة تكنولوجيا المعلومات :-

• الاهداف والاختصاصات:-

       إدارة وتوجيه وتطبيق الحكومة الالكترونية المعدة من قبل الجامعة

• الاشراف على إدارة وتشغيل وصيانة الأنظمة والشبكات وأجهزة الحاسوب وملحقاته

• اعداد البرامجيات المتخصصة وارشفة البيانات الكترونيا

• الاشراف على استلام وارسال البريد الالكتروني (EMAIL )

• تقديم خدمة الانترنت وإيصال المعلومات وكل ما هو جديد في الاختصاصات العلمية وإنشاء المواقع الالكترونية .

• تهيئة وتوفير القدرات والإمكانات والمعلومات الخاصة بالحاسبات الالكترونية الحديثة .

• تطوير وكتابة برمجيات وأنظمة علمية وعملية متخصصة لمكننة الأنظمة اليدوية في المعهد .

• صيانة وإدامة الحاسبات الالكترونية في المعهد .

17. وحدة الدفاع المدني :-

• الأهداف والاختصاصات :-

تتولى اعمال الدفاع المدني وحماية منشات المعهد  من المخاطر والوقاية منها

• الاختصاصات :-

• تقديم خدمات الإسعاف والطوارئ على وجه السرعة وبمهنية عالية

• القيام بعملية الإطفاء والإنقاذ وإسعاف المصابين

• تأهيل الأفراد وتدريبهم و توعية الموظفين وتدريبهم على عمليات الإسعاف والإخلاء

• توفير وسائل الإنذار المبكر

• التأكد من جاهزية المطافئ للاستخدام.

الشعب والوحدات المرتبطة بالسيد معاون العميد :-

1. وحدة سكرتارية معاون العميد :-

• الاهداف و الاختصاصات :-

تنظيم وتنسيق الكتب وتنظيم مواعيد المقابلات وتامين الاتصالات الهاتفية الخاصةبالسيد معاون العميد 

• تاشير الصحف اليومية وتقديمها الى السيد المعاون للاطلاع .

• استلام الكتب والمراسلات الواردة الى السيد المعاون وتهيئة الأوليات الخاصة بها تمهيدا لتنظيم عرضها عليه لإبداء التوجيه .

• تحرير الكتب والاجابات التي يوجه السيد المعاون بصددها والأشراف على طباعتها وتوقيعها وتصديرها .

2. شعبة شؤون الطلبة :-

• الاهداف :-

• تنظيم عملية قبول طلبة الدراسات العليا ( الدبلوم العالي – الماجستير- الدكتوراه ) ومتابعة مسيرتهم الدراسية واكمال معاملات تخرجهم وذلك طبقا للتعليمات الرسمية النافذة .

• الاختصاصات :-

• اعلان شروط القبول في الدراسات العليا بعد وضع الصيغة التنظيمية لعملية التقديم بالتنسيق مع قسم الدراسات العليا وطبقا لاستمارات التقديم التي تعد من قبل القسم لهذا الغرض .

• تدقيق طلبات الانتماء بعد استلامها من المتقدمين واجراء التصحيحات اللازمة عليها .

• تدقيق معاملات تخرج طلبة الدراسات العليا والتاكد من كونها مستوفية للشروط الرسمية ورفعها الى قسم الدراسات العليا .

• تهيئة وتقديم المعلومات والتقارير الخاصة عن واقع الدراسات العليا في كافة الاختصاصات الى الجهات المعنية في الجامعة عند الطلب .

• اتخاذ مايلزم بصدد الاستفسارات الخاصة بالدراسات العليا وذلك بالتنسيق مع الجامعة وطبقا للتعليمات الرسمية .

• تنفيذ خطط القبول والانتقال بعد اقرارها من قبل الجهات المعنية .

• متابعة حالات القبول والانتقال الاستثنائية واجراء الاتصالات الرسمية اللازمة مع مختلف الجهات المعنية بصددها .

• رفع مقترحات بصدد تعديل التعليمات المعتمدة في ضوء الحاجات المستجد .

3. شعبة الدراسات والتخطيط:-

• الاهداف :-

• اعداد الخطة العلمية السنوية للمعهد ومتابعة تنفيذها .

• القيام بالمهام التطويرية الادارية الخاصة للمعهد .

• اعداد وتنظيم الملاك العلمي والفني وفق الضوابط والاسس الرسمية المعتمدة .

• تنظيم الملاك الاداري للمعهد وفقا للتعليمات الرسمية .

• اعداد التقارير الاحصائية الخاصة بالمعهد .

• اعداد واصدار الدليل الخاص بالمعهد .

• اعداد واصدارالتقرير السنوي للمعهد .

• الاختصاصات :-

• أعداد الأدلة التنظيمية ( الهيكل التنظيمي) الخاص بالمعهد وتحديثها وفقا للمعطيات .

• استلام الاحتياجات العلمية ( اعداد وتخصصات التدريسين ) والفنية والادارية لتشكيلات المعهد بناءا على طلب مسبق من الدراسات والتخطيط والمتابعة وتوحيدها وتنسيقها وتشذيبها تمهيدا لرفعها الى السيد العميد لغرض االمصادقة عليها ورفعها الى الجامعة ومن ثم العمل على تنفيذها.

• العمل على وضع نظام وصف الوظائف الادارية والفنية والعلمية ( التوصيف الوظيفي )                                      

• القيام باعداد الدراسات الميدانية الادارية المطلوبة لتحسين واقع الاداء الاداري للادلة التنظيمية

• بيان الراي في طلبات النقل والتعيين التي ترد من الجامعة في ضوء الحاجة والدرجة المالية كما مثبت في ( قاعدة بيانات الهيكلية التنظيمية ) ومن ثم اجابة الجهة المعنية بذلك .

• تاشير الملاك الوظيفي بصدد حالات التقاعد والاستقالة والنقل والوفاة والترفيعات والتنسيب .

• ادخال المعلومات الخاصة بالتدريسين والفنيين والاداريين على اجهزة الحاسوب .

• وضع خطة التدريب السنوية لمنتسبيى المعهد, ورفعها الى السيد العميد للمصادقة .

• تعميم الخطة على تشكيلات المعهد لغرض تسمية مرشحيهم بعد ان يتم التنسيق مع التعليم المستمر لغرض تنفيذ برامج التدريب التي تتضمنها الخطة اعلاه .

• متابعة تنفيذ فقرات خطة التدريب بالتنسيق مع وحدة التعليم المستمر في المعهد .

• أعداد تقرير اجمالي عن خطة التدريب في نهاية كل سنة ورفعه الى السيد العميد للاطلاع .

• وضع خطة مكننة العمل الاداري والاشراف على تنفيذها على نطاق المعهد بعد اقرارها من قبل السيد العميد .

• تزويد المراجع المختصة بالبيانات والجداول الاحصائية اللازمة لجميع انشطة المعهد .

• اعداد واصدار دليل المعهد .

• اعداد واصدار التقرير السنوي .

• توثيق جميع البيانات والمعلومات الاحصائية بادخالها على اجهزة الحاسوب .

4. شعبة ادارة الموارد البشرية :-

• الاهداف :–

• تنظيم ملاكات المعهد وتدقيقها ومسك سجلات التدريسين والموظفين و ( العقود والأجوراليومية )

                   وتنظيم أضابيرهم الشخصية وتطبيق قوانين الخدمة والملاك والأنظمة والتعليمات .

• الاختصاصات :-

• تصريف الشؤون الادارية لمنتسبي المعهد .

• الاشراف العام على جميع الاعمال الادارية ومايتعلق بها في المعهد والتنسيق بخصوصها مع قسم الموارد البشرية في مركز الجامعة .

• استلام البريد والمراسلات الخاصة بالمعهد واتخاذ مايلزم بصددها او ايكال ذلك الى الجهات المختصة .

• اعداد صيغة الاوامر الادارية بكل مايتعلق بعمل الشعبة بعد استكمال الاجراءات الاصولية .

• استلام طلبات الاحالة على التقاعد والاستقالة ونقل الخدمات فيما يخص ملاكات المعهد .

• رفع المعاملات بعد تدقيقيها طبقا للضوابط والتعليمات الى السيد العميد بعد تثبيت المطالعة استنادا الى السند القانوني في ضوء كل حالة ومن ثم ترفع الى الجامعة لاستحصال الموافقات الاصولية .

• تنفيذ مايرد من معاملات من الجامعة بالرفض او الايجاب وفي حالة الايجاب فيصار الى اعداد الامر الاداري وحسب كل حالة , وتتخذ الاجراءات الاخرى حول الانفكاك.

• اعداد التقرير السري فيما يخص ( الموظفين ) من قبل الموظف المختص والمسؤول عن الترفيعات والعلاوات السنوية في المعهد يدون فيه معلومات تفصيلية عن الموظف , ويرسل التقرير الى الرئيس المباشر للموظف المراد ترفيعه لغرض تقييمه ثم يرسل الى العميد للمصادقة على مااقره رئيسه المباشر .

• اعداد صيغة الامر الاداري بالترفيع من المشمولين ويصدر الامر شهريا وتتم عملية منح العلاوات بنفس الطريقة اعلاه .

• استلام الاضبارة الشخصية للموظف المنقول من قواعد الخدمة الخاصة الى قانون الخدمة المدنية واعداد مطالعة عنها ومن ثم احتساب راتبه لشموله بالقانون الاخير بعد نقله الى المعهد على ان ترعى خدمته السابقة والقدم في حال وجودها .

• اعداد صيغة الامر الاداري بذلك واعطاء نسخة الى شعبة الحسابات لغرض صرف راتبه الجديد منذ تاريخ مباشرته في المعهد .

• معالجة المعوقات التي قد تواجه العاملين والشعب والوحدات الادارية من اداء الواجب الوظيفي

• القيام بالزيارات الميدانية اللازمة الى الشعب والوحدات الادارية التابعة للمعهد واقتراح الاجراءات اللازمة لتامين رفع كفاءة الاداء في الاعمال الادارية .

5. وحدة الشؤون العلمية :-

• الاهداف :-

• ضمان التطبيق الدقيق لقواعد وتعليمات التأليف والترجمة والبحوث في المعهدضمن المسيرة العلمية الشاملة .

• ضمان الالتزام الدقيق بالتعليمات والقواعد الرسمية المعتمدة في مجال الترقيات العلمية والتعضيد وبراءات الاختراع في المعهد وبما يحقق الموضوعية في انجاز المعاملات بهذا الصدد .

• الاختصاصات :-

• تحرير الكتب واجراء المراسلات مع مختلف الجهات ذات العلاقة وبقدر تعلق الامر بمتطلبات اهدافه الوحدة ورفعها الى السيد العميد للتوقيع .

• اشعار تشكيلات المعهد بالمستجدات من تعليمات وضوابط رسمية متعلقة بالشؤون العلمية وبحدود أهداف الوحدة .

• اشعار تشكيلات المعهد بما يرد عن جامعات ومعاهد عربية واجنبية من فرص علمية يمكن استثمارها من قبل التدريسين والباحثين والفنيين في المعهد .

• اعداد تقارير دورية عن نشاطات الوحدة ورفعها الى السيد العميد للاطلاع .

• بلورة المقترحات الخاصة بتطوير اهداف الوحدة وتطوير سياقات العمل فيه ورفعها الى السيد العميد تمهيدا لاعقادها .

6. وحدة المجلة العلمية والتعضيد :-

• الاهداف والاختصاصات:-

• نشر البحوث العلمية فيما يتعلق بالتدريسين في المعهد او تشكيلات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي .

• المساعدة في ترجمة البحوث والدراسات وملخصاتها من اللغة الانكليزية الى العربية وبالعكس .

• توفير الترجمة الفورية خلال الاجتماعات والمؤتمرات .

7. البعثات والعلاقات الثقافية:-

• الاهداف :-

• توثيق العلاقات العلمية والثقافية بين المعهد من جهة وبين الجامعة والجامعات والمعاهد العربية والاجنبية الرصينة من خلال الجامعة ورفع معاملات الايفادات والاعارات والتفرغ العلمي والاجازات الدراسية داخل وخارج العراق والزمالات الدراسية والبعثات والمؤتمرات والندوات داخل العراق واستضافة الاساتذة العرب والاجانب وبما يدعم حالة النهوض العلمي في المعهد .

• الاختصاصات :-

• استلام مفاتحات الايفاد سواء عن طريق الجامعة او من الجامعات والمعاهد العربية والاجنبية واحالتها بعد اطلاع السيد العميد الى تشكيلات المعهد ذات العلاقة للاستفادة منها .

• استلام مفاتحات الاعارة عن طريق الجامعة او من الجامعات والمعاهد العربية والاجنبية وتعميمها على فروع المعهد ذات العلاقة بعد استحصال موافقة السيد العميد للاستفادة منها .

• استلام معاملات التفرغ العلمي الخاصة بتدريسي المعهد وبعد التدقيق ترفع الى السيد العميد لاستحصال موافقة الجامعة .

• استلام طلبات الاجازات الدراسية داخل العراق الخاصة بتدريسي المعهد وفق الضوابط والتعليمات ارسالها الى الجامعة لاستكمال الاجراءات المطلوبة لاكمال دراستهم العليا .

• استلام الطلبات الخاصة بعقد مؤتمرات او الندوات العلمية مع تحديد الكلف التقريبية وعدد المستضافين من خارج العراق وجنسياتهم والموعد المحدد لانعقاد المؤتمر او الندوة .

• استلام الكتب والمراسلات الخاصة بالجوائز عن طريق الجامعة او مباشرة من مؤسسة او منظمة بعد التاكد من علاقتها بالنشاطات العلمية والبحثية الجامعية لاستحصال موافقة السيد العميد على تعميمها على ملاكات المعهد .

• استلام استمارات البعثات من الجامعة وتوزيعها على المتقدمين للبعثة لملئها وارسالها للجامعة .

• استلام المجلات والكتب من الجامعة او من اي جهة اخرى خارج العراق وارسالها للجنة المستفيدة .

• يتم استلام طلبات استضافة الاساتذة العرب والاجانب لغرض الاستفادة من اختصاصاتهم وخبراتهم من قبل فروع المعهد موضحا فيها الجهة التي تتحمل النفقات والاستفسار من الجامعة حول توفير الاعتماد المالي اللازم لتغطية نفقاتها .

8. وحدة الاعمار والمشاريع

الاهداف والاختصاصات

• اعداد خطة بالمشاريع التى تحتاجها مباني المعهد من اعمال تطويريه الى اعمال صيانة او انشاء

• تهيئة الكشوفات الفنية للاعمال لتكون مهيئة و مصادقة في حال تم استحصال الموافقة على تنفيذها بالتنسيق مع قسم الاعمار و المشاريع في الجامعة .

• متابعة منظومات و ابنية المعهد و رفع تقارير شهرية الى العمادة بما يتم ملاحظته خلال الجولات من اعطال او اعمال واجبة الانجاز. لكي تحال الى الصيانة بعد استحصال موافقة العمادة.

• اعمال الصيانة و التأهيل في المعهد  و ابداء التوجهات الفنية للجهات المنفذة و منح اجازات انجاز الاعمال  الى اللجان بعد انجاز الاعمال بما يتلائم مع المواصفات الفنية المثبتة بالكشوفات المعدة مسبقا من قبل الوحدة.

9. وحدة العقود الحكومية :-

• الاهداف والاختصاصات:-

• تتولى اعداد وتنظيم العقود و اوامر الاحالة بالمزايدات العلنية وتشكيل واصدار اوامر لجان التثمين والتقدير واعادة التثمين والتقدير ولجان البيع والايجار للاموال المنقولة وغير المنقولة للمواقع العائدة للجامعة

• اعداد وثائق المناقصات وعلى كافة الأنواع ومنها المناقصة العامة والدعوة المباشرة والتنفيذ امانة والتنفيذ المباشر وكافة الاساليب الأخرى المنصوصة بالقوانين والتعليمات النافذة .

• اعداد وابرام كافة انواع العقود وكذلك عقود الأعمال التي يتقرر تنفيذها  .

• تتولى عملية الأعلان عن المناقصات العامة.

• تتولى عملية توجيه الدعوات المباشرة وتنظيم كافة الأجراءات الخاصة بذلك

10. وحدة الصيانة والخدمات :

الأهداف والاختصاصات

• تامين وسائل النقل التي يستحقها الموظفون .

• تنظيم ومتابعة استخدام السيارات وإدامتها وحسب التوجيهات الرسمية

• أعمال النظافة الخاصة بمنشات المعهد وإظهارها بشكل لائق يتناسب مع المكانة العلمية للمعهد

• خدمات نقل الأثاث والأجهزة الكهربائية والمختبرية .

• خدمات خاصة بالاحتفالات والنظافة والصحة .

11. وحدة التاهيل والتوظيف :-

• الاهداف:-

         تاهيل وتوظيف طلبة الدراسات العليا في المعهد .

الاهتمام بشؤون  الخريجين التركيز على تدريب الطلبة ومراعاة الاختصاص الذي يدرسه الطالب لتنمية القدرات البشرية لضمان اكتسابهم الخبرات العملية التي تؤهلهم للوظيفة

• الاختصاصات

• تدريب طلبة الدراسات العليا وفق مناهج تدريبية سوف يتم اعدادها وتنفيذها بالتنسيق مع الجامعة .

• يعد التسويق من ضروريات المجتمع باعتباره وظيفة ادارية ضرورية وبخاصة التسويق الجامعي لمايتميز بها المنتج من خصوصية كونه يمتلك قدرات علمية وفنية يتلقاها الطالب خلال مرحلة دراسته في المؤسسات التعليمية وامتلاك الخبرة العملية التي تؤهله لولوج  ميدان العمل وخدمة المجتمع.

• المسؤولية التي تتحملها الجامعة أمام طلبتها الخريجين من كليات ومعاهد الجامعة , باعتبارهم أساس بناء العراق تتمثل في تذليل العقبة الأساسية التي تواجه الطالب بعد التخرج وتحول دون تحقيق حلمه وهي عدم وجود فرصة العمل المناسبة والتي تتوافق مع اختصاص دراسته .

صلاحيات العميد  :-

يمارس عميد الكلية او المعهد الصلاحيات الآتية لتسيير أعمال المعهد و تنفيذ أهدافها :-

1. الصلاحيات العلمية

يمارس عميد المعهد الصلاحيات العلمية الآتية:-

• تنفيذ قرارات مجلس الجامعة فيما يتعلق بالمعهد .

• أدارة المعهد من الناحية العلمية و الإدارية و التربوية و الثقافية و المالية .

• متابعة سير التدريسات الأولية و العليا في المعهد .

• ترؤس مجلس المعهد والهيئات العلمية فيها ورفع محاضرها الى رئيس الجامعة للمصادقة .

• إعداد التقارير العلمية الفصلية و السنوية عن نشاطات المعهد .

• المصادقة على توصيات مجالس الفروع .

• الأشراف العلمي و الإداري على نشاطات الفروع العلمية و المكتب الاستشاري .

• التوصية بتعيين رؤساء الأقسام الفروع و معاوني العميد .

• تطبيق جميع التعليمات و الأنظمة الصادرة بشأن تنظيم الشؤون العلمية و التربوية والقرارات الصادرة من مجلس المعهد .

• دعوة مجلس المعهد للانعقاد في جلسات استثنائية .

• تشكيل اللجان الرئيسية في المعهد و إصدار الأوامر الإدارية الخاصة بها .

• تشكيل اللجان الامتحانية للمعهد و لجان طبع الأسئلة الامتحانية .

• تقويم الأداء السنوي لإعضاء الهيئة التدريسية بالتشاور مع الفرع العلمي

• تمثيل المعهد في الاجتماعات و الندوات .

2. الصلاحيات المالية   

• منح المخصصات بكافة أنواعها وعلى وفق القوانين و القرارات و التعليمات و الضوابط الصادرة بها من قبل السلطة المختصة ووفق إحكام قانون الخدمة الجامعة  ذي الرقم 176 لسنة 1976  المعدل

• الموافقة على شراء و استيراد الوسائل المختبرية و المستلزمات الأخرى و المجلات والكتب حسب التشريعات المعمول بها .

• الموافقة على صرف مكافآت لمن هم من خارج الجامعة عن التدريب و التدريس داخل المعهد و الإشراف على الرسائل و الاشتراك في لجان الامتحان الشامل و لجان المناقشة حسب التشريعات النافذة

• الموافقة على الالتزام واحالة التعهدات و المقاولات المختلفة الخاصة بتسيير أنشطة المعهد التعليمية     و بحدود الصلاحيات الواردة في الفقرة (4) أعلاه .

• منح المدد و أقرار الكشوف الإضافية الخاصة بجميع الأعمال او التعهدات الواردة في الفقرتين (4 و 5 )

• اقرار التصاميم و الخرائط و الدراسات التي تجريها الشعب الهندسية او المكاتب الاستشارية المختصة الخاصة بالتوسعات او الإضافات في أبنية و منشآت الكلية او توابعها

• مكافآة منتسبي المعهد العاملين فيها وغير العاملين لقاء جهود او اعمال او انشطة او تضحيات في اداء الاعمال و لحد مبلغ ( 25000 ) خمسة وعشرين الف دينار في كل حالة

• الموافقة على شطب اموال الدولة التالفة و الهالكة لاسباب غير الاهمال المتعمد و لحد مبلغ ( مليون دينار) .